Общее описание

Деятельность практически любой компании зависит от наличия/отсутствия товаров и услуг, которые поставляют ей другие организации. Для эффективной работы предприятия всегда требуются (качественные и в нужном количестве) т.н. расходные  материалы, необходимые для  выполнения  поставленнных задач. В обязанности руководителя закупок входят  коммуникации с другими отделами компании и внешними поставщиками, контроль потребностей и запросов отделов компании, планирование и разработка новых закупочных схем и методов и т.п. Цель такого специалиста — повсюду находить выгодные по цене и сервису материалы, товары или услуги и организовывать их закупку.

Алексей Карпов, исполнительный директор рекрутинговой компании ООО «Яппи Групп», рассказывает: «За рубежом сфера деятельности по обеспечению организации — производителя или торговой компании — необходимыми видами материальных ресурсов или готовой продукции традиционно называется "Purchasing/Procurement", то есть „Закупки/Управление закупками (снабжение)”. Эта же область производственной деятельности в отечественной практике до сих пор называется „материально-техническим снабжением” („обеспечение”)».

Валерий Разгуляев, эксперт по снижению логистических затрат, управлению запасами, оптимизации и автоматизации закупок, рассказывает: «По поводу терминологии: „закупки” и „снабжение” —  на западе это два уровня управления — тактический и операционный. „Закупки” определяют, что и где покупать, „снабжение” — когда и как доставлять. Стратегический уровень — это то самое „управление запасами”, которое и у нас, и у них именно так и называется, и которым так или иначе занимается руководитель закупок (кстати могу посоветовать хороший, на мой взгляд, ресурс на эту тему).

У нас же (в СССР) было только „снабжение”, так как „что и где покупать” — определял ГОСПЛАН, а когда его не стало, снабженцы, существовавшие ещё в советские времена, стали делать и то, и другое. „Закупки” же стали новым офисным вариантом старого производственного термина „снабжение”, и по сути тоже выполняли обе функции. Сейчас же это всё сильно перемешалось, и дополнилось ещё и логистикой, которая  снижает совокупные издержки на закупки. Но если рассматривать эти термины по критериям, то можно выделить более частое употребление в следующих случаях:

КРИТЕРИЙ/ТЕРМИН — «СНАБЖЕНИЕ» — - - — - - «ЗАКУПКИ»
Спрос — - - — - - — - - — Равномерный — - - — - - — Вариативный
Вид потребителя — - - — Внутренний — - - — - - — - Внешний
Тип потребителя — - - — Производство — - - — - - — Продажи
Критерии оценки — - - — Качественный результат — Качественный процесс».
 

Образование

Предпочтение отдается специалистам с экономическим образованием. Также работодатели рассматривают соискателей с дипломом в сфере маркетинга. В случае, если сфера бизнеса достаточно узкая и требуется знание специфического  продукта и/или наличие определенного круга поставщиков,  поиск осуществляется по кандидатам с профильным образованием. Например, фармацевтические компании (производители лекарственных средств и дистрибьюторы) в первую очередь будут рассматривать специалистов с фармацевтическим образованием.

Валерий Разгуляев говорит: «В закупках сегодня очень любят техническое высшее. Только фармацевтический сектор, как всегда, стоит обособленно — там, действительно, котируются профильные дипломы, но больше нигде такого требования  пока не прослеживается, поэтому в остальных сферах с этим значительно проще».

Смежные карьеры

Чаще всего, в закупки приходят люди с опытом работы в продажах. Бытует даже мнение, что работа в отделе закупок является «логическим завершением карьеры менеджера по продажам». Такие специалисты чаще всего получают предложение о переходе на «другую сторону» от довольной их работой компании-покупателя. Работу в административно-хозяйственном отделе  можно также отнести к смежной профессии, но АХО все-таки решает тактические задачи, производит оперативные закупки, покрывающие ежедневные потребности офиса в бумаге, чернилах, картриджах. Валерий Разгуляев добавляет: «Очень интересный факт: обычно лучшие руководители закупок — в прошлом успешные продавцы и руководители продаж».
 

Функциональные обязанности

«Деятельность по организации и управлению закупками, — продолжает Алексей Карпов, — можно рассматривать в двух аспектах: тактическом и стратегическом.

1. Снабжение (закупки) в тактическом, оперативном плане — это ежедневные операции, связанные с закупками и направленные на избежание дефицита, отсутствия материальных ресурсов или готового продукта.
2. Стратегическая сторона снабжения  — это, собственно, сам процесс управления закупками: связь и взаимодействие с другими отделами компании, внешними поставщиками, изучение потребностей и запросов конечного потребителя, планирование и разработка новых закупочных схем и методов и т. п. Потенциал стратегической сферы закупок велик.

Обязанность руководителя направления закупок — везде находить стратегические возможности и привлекать к ним внимание высшего руководства компании».

Основные обязанности руководителя закупок:

• Определение потребности в материальных ресурсах.

Руководитель направления собирает и анализирует необходимую информацию от отдела маркетинга, производственного отдела, службы логистики, операционно-аналитического отдела. На основе потребностей рассчитываются средства на приобретение материальных ресурсов.

• Поиск, анализ данных, выбор поставщиков.

Эта важная функция включает тщательное исследование рынка поставщиков по интересующей продукции, поиск наиболее квалифицированных поставщиков, предоставление необходимых услуг до и после продажи.

• Определяются условия поставки и оплаты. 

Проведение переговоров с поставщиками, на которых обсуждаются условия доставки, формы оплаты, скидки и возможность получения отсрочек платежа и т. д.

• Заключение договоров и контроль исполнения.

Данная функция выполняется совместно с юридическим отделом, так как при заключении договоров очень важно соблюсти все интересы компании.

• Получение материальных ресурсов.

Обработка входящих потоков материальных ресурсов, идентификация продукции, уточнение количества, подготовка отчетов. Отслеживание движения исходящих денежных средств с целью соблюдения норматива кредиторской задолженности.

• Проверка поступающей продукции и подтверждение качества.

Проверка и подтверждение того, что поступающий товар, материал и услуги отвечают всем заявленным требованиям, то есть соответствуют договору и сертификации.

Для эффективной работы такой специалист должен обладать полномочиями на принятие решений при совершении закупок в следующих областях:

1. Выбор поставщика.
2. Метод ценообразования. Определение общей стоимости закупки для формирования цены и условий договора.
3. Сертификация.
4. Контроль над контактами с поставщиками.

Навыки/Личные качества

Основной навык — это ведение эффективных переговоров: с использованием ценового давления, и стремлением установить долгосрочные взаимовыгодные партнерские отношения. Руководитель направления по закупкам всегда несет личную ответственность  за выбор материала, поставщиков, сроки поставки, поэтому еще одим необходимым качеством, которым должен обладать руководитель, — это «самостоятельность», так как такой специалист  сам  должен принимать решение о закупках и уметь аргументировать  заказчикам свой выбор. Такой специалист должен быть стрессоустойчив, так как он всегда находится меж «двух огней» (поставщиками и заказчиками (отделами компании)), что всегда предполагает возникновение острых и, возможно, даже конфликтных ситуаций.

В случае если отдел закупок контактирует с зарубежными производителями товаров и услуг, то работодатель выдвигает в качестве обязательного требования владение иностранными языками (английский обязательно, прочие иностранные языки -— факультативно, это рассматривается как дополнительное преимущество кандидата).

По мнению Валерия Разгуляева, главное для руководителя закупок — это доверие руководства, так как к таким специалистам всегда изначально предвзятое отношение из-за распространённости откатных схем и средоточия в руках таких менеджеров больших бюджетов на закупку. «Второй важный момент, — продолжает Валерий. — Руководитель отдела закупок должен уметь выстраивать систему взаимоотношений с другими подразделениями внутри компании, так как отдел закупок всегда работает в очень тесной связке с продажами, маркетингом, финансами, производством, юристами и логистикой (и складом, и транспортом)».

Плюсы и минусы 

К минусам данной профессии можно отнести острый и нервный характер работы, так как руководитель закупок несет двойную ответственность: перед отделом компании, который просит организовать закупку, и перед поставщиком, который рассчитывает на своевременную оплату заказа. Зачастую каждый процесс закупки должен получить подтверждение у руководства, а процесс утверждения — процесс не быстрый.
Из плюсов можно отметить возможность самостоятельно принимать решения, разрабатывать долгосрочные партнерские взаимоотношения с поставщиками, возможность увидеть процесс производства изнутри, чтобы составить мнение о товаре или материале.

Оплата труда

Успех закупок в конечном итоге определяет надежность поставщиков. В рыночных условиях продавец стремится заинтересовать не только компанию, но и менеджера, осуществляющего закупку. «Откаты» за преференции в отношении определенных поставщиков в некоторых сферах в разы превышают оклады сотрудников отдела закупок. Коррупция в отделах закупок -— серьезная угроза для производственной или торговой компании, а также и для конечных потребителей. Алексей Карпов рассказывает: «Как-то при обсуждении позиции „менеджер по закупкам” заказчик попросил меня не представлять кандидатов, соглашающихся работать без оклада. Уровень коррупции в закупках не устраивает большинство руководителей компании. Но и высокую заработную плату компании не спешат предлагать. Вилка оклада, предлагаемого кандидату на позицию руководитель направления по закупкам, обычно колеблется в пределах от 50 000 до 100 000 рублей. Бонусы обычно начисляются от общих достижений компании. Иногда — в случае проведения успешной закупки на особенно выгодных для компании условиях -— руководство может выписать разовую премию». Валерий Разгуляев добавляет: «Оклады  у таких специалистов могут быть и ощутимо выше 100 000 рублей, особенно если руководитель закупок оперирует серьёзными суммами в иностранной компании».
 

Перспективы

Руководитель данного направления работает по большей части в одиночку, и в перспективе, когда потребности компании вырастут, он может набрать и возглавить отдел закупок. За период своей работы такой специалист аккумулирует в своем портфеле обширную  базу поставщиков. При желании такой сотрудник может перейти в другую компанию и возглавить собственный отдел закупок. Еще одна возможность — организовать собственный бизнес, представляя интересы производителей перед отделами закупок. Или учредить компанию, осуществляющую закупки для тех, у кого нет собственного отдела закупок. Валерий Разгуляев считает, что реальная карьерная перспектива для такого  специалиста — это стать коммерческим директором или директором по закупкам и логистике.