Крупные казахстанские предприятия продолжают оптимизацию своих бизнес-процессов. Успешно проведя свой корабль мимо рифов экономического кризиса, капитаны решили навести порядок на палубе. Наконец-то их руки дошли до административных бизнес-процессов, в частности до управления персоналом и до расчета заработной платы и прочих выплат, начислений, отчислений и удержаний.
Автоматизация управления персоналом и расчет зарплаты. Популярные вопросы.
Автоматизация управления персоналом и расчет зарплаты. Популярные вопросы.
Крупные казахстанские предприятия продолжают оптимизацию своих бизнес-процессов. Успешно проведя свой корабль мимо рифов экономического кризиса, капитаны решили навести порядок на палубе. Наконец-то их руки дошли до административных бизнес-процессов, в частности до управления персоналом и до расчета заработной платы и прочих выплат, начислений, отчислений и удержаний.
В период экономического подъема крупные казахстанские предприятия особо не скупились на программное обеспечение. В настоящее время подавляющее большинство крупных казахстанских предприятий используют от двух до нескольких систем для ведения учета персонала и расчета заработной платы. В результате такого подхода крупные компании столкнулись с серьезными трудностями:
1. Двойной (иногда тройной) ввод данных по администрированию персонала (документы, требуемые трудовым законодательством, и кадровые документы для расчета зарплаты и налогообложения).
2. Громоздкая процедура учета рабочего времени персонала.
3. Сложная (а поэтому и долгая) и непрозрачная процедура расчета заработной платы.
4. Невозможность оперативного получения внутренней корпоративной и внешней регламентированной отчетности (налоговой, статистической).
Одним из решений указанных проблем является внедрение современной, гибкой и единой для всего предприятия автоматизированной информационной системы (далее по тексту — АИС). Внедрение такой системы является серьезным шагом для компании. Для принятия правильного решения руководители структурных подразделений, менеджеры по персоналу и бухгалтеры по расчету заработной платы должны проанализировать все возможности. В этой статье вы найдете ответы профессионалов на наиболее популярные вопросы по теме автоматизации процессов управления персоналом и расчета заработной платы.
Вопрос 1: «Какие бизнес-процессы управления персоналом и расчета заработной платы можно автоматизировать, а какие нельзя?»
Анна Пак, консультант по заработной плате:
Автоматизировать можно все! Однако полное использование типового функционала, заложенного в АИС, обойдется значительно дешевле по деньгам, ресурсам и времени, нежели создание программы автоматизации «с нуля». Например, программа «1С: Предприятие 8. Зарплата и управление персоналом для Казахстана» предназначена для комплексной автоматизации расчета заработной платы и реализации кадровой политики предприятий и организаций. Она успешно применяется в службах по управлению персоналом и в бухгалтериях, а также в других подразделениях, в задачу которых входит организация эффективной работы и администрирования персонала. Типовой функционал современной АИС учитывает требования местного законодательства, реальную практику работы предприятий и мировые тенденции развития методов мотивации и управления персоналом:
1) расчет заработной платы;
2) управление финансовой мотивацией персонала;
3) отражение начисленной зарплаты и налогов в затратах предприятия;
4) учет и анализ кадрового состава;
5) персональный учет работников (включая прием и увольнение);
6) формирование отчетности (корпоративной, регламентированной).
Вопрос 2: «Сколько времени может занять процесс автоматизации учета персонала и расчета зарплаты?»
Татьяна Андриенко, консультант по заработной плате и управлению персоналом:
Длительность процесса автоматизации учета персонала и расчета заработной платы варьируется от нескольких недель до нескольких месяцев. Ориентировочный срок проекта внедрения АИС можно получить, заказав проведение экспресс-обследования у поставщика услуг по внедрению АИС. При определении длительности проекта внедрения АИС должны быть учтены ключевые критерии:
1. Корректность постановки задачи и описания функциональности будущей АИС. На этапе написания технического задания очень важно изначально точно оценить ожидания заказчика и возможности исполнителя. Надо отдавать себе отчет в том, что «высокие технологии» не всесильны и возможности их ограниченны. Новая АИС — это лишь правильно настроенный инструмент. Но правила настройки инструмента закладывает в АИС сам заказчик. Например, одной из задач поставщика услуг по внедрению АИС является настройка особенностей расчета заработной платы и настройка шаблонов печатных
2. Количество пользователей системы и количество сотрудников, по которым ведется учет и расчет заработной платы. Автоматизировать учет небольшого нового предприятия можно за несколько недель. На самом большом проекте нашей компании автоматизировался учет движения персонала и расчет заработной платы на штат в 4 000 сотрудников, работающих в нескольких географически удаленных филиалах. Длительность этого проекта с учетом оптимизации бизнес-процессов составила более 10 месяцев (описание проекта)
3. Объем переносимой информации в идеале в новую АИС должны быть перенесены из предыдущих носителей информации и старых АИС все минимально необходимые данные для начала корректного расчета заработной платы, расчета на основе среднего дневного заработка, расчета отпусков и налогов:
- оргструктура компании (справочники наименований и кодировки структурных подразделений, должностей, графиков работы, категорий и т. д.);
- кадровые данные из личной карточки сотрудника;
- кадровые приказы на дату перехода на новую АИС по сотрудникам (должность, подразделение, оклад и т. д.), а также приказы о повышении заработной платы за текущий год и данные для расчета на основе среднего дневного заработка за 12 месяцев.
Перенос в систему другой информации, например всех кадровых документов за предыдущие периоды по изменениям в статусе сотрудников и движению сотрудников, может значительно увеличить длительность проекта и не является обязательным условием. Перенос всей истории по персоналу, при необходимости, можно осуществить вторым этапом уже после успешного запуска новой АИС с минимальным набором данных.
4. Компетентность поставщика услуг по внедрению АИС. Квалификация и количество специалистов поставщика и опыт успешных внедрений АИС, подтвержденный отзывами клиентов, — очень важные критерии оценки при выборе партнера по внедрению АИС. В идеале поставщик должен иметь в штате достаточное количество сотрудников, которые уже имеют опыт реализации аналогичных проектов: консультантов, программистов, руководителей проектов.
5. Психологический барьер и отношение ключевых пользователей заказчика к новой АИС. Исходя из требований клиента к новой АИС. исполнитель совместно с заказчиком определяет объем доработок. Когда предприятие планирует приобрести новую АИС, вполне объяснимо желание автоматизировать сразу максимально широкий круг задач. Но внедрение любой новой АИС — это определенный стресс для предприятия в целом и для его сотрудников в частности. В случае большого количества доработок возрастает время на их анализ, реализацию и тестирование, что подразумевает, в том числе и выделение большого количества времени ключевым пользователям заказчика.
6. Быстродействие оборудования и каналов связи. В идеале серверное оборудование, на котором будет работать новая АИС, должно находиться в одном здании вместе с ПК пользователей, которые должны быть подключены к этому оборудованию по локальной сети в режиме
7. Доступ исполнителя к серверному оборудованию, на котором будет установлена новая АИС. Поставщик услуг должен иметь прямой доступ к АИС и к серверу, на котором она установлена. Любые «препоны» на этапах тестирования и опытно-промышленной эксплуатации увеличивают сроки проекта внедрения.
8. Разделение требований заказчика к АИС на критичные и некритичные. Очень важно при определении требований к новой АИС в начале внедрения выделить важные, критичные требования, без которых невозможно вообще функционирование АИС, и некритичные требования, которые не столь необходимы для запуска АИС в промышленную эксплуатацию. Эти требования, возможно, необходимо добавить на следующих этапах внедрения. Также необходимо отдельно выделять пожелания, которые относятся к удобствам работы в АИС и не влияют напрямую на возможность или невозможность выполнения бизнес-процесс и получения основной критичной отчетности из АИС на выходе.
9. Участие ключевых пользователей заказчика в проекте внедрения. Ключевые пользователи — это сотрудники компании, которые в деталях владеют спецификой бизнес-процессов — будущие пользователи АИС. Необходимо выделять основных пользователей по каждому учетному направлению. Обычно это сотрудники, обладающие хорошими знаниями специфики своего направления и наиболее опытные пользователи персональных компьютеров. При формировании этой группы необходимо учитывать и фактор подготовленности специалистов к реализации обновленных бизнес-процессов, и фактор их загруженности текущими должностными обязанностями. Практически на всех этапах проекта ключевые пользователи должны быть вовлечены в выполнение проектных задач, а именно участвовать в интервью, заполнении опросных листов или анкет и согласовании технического задания. Объективная оценка объема информации и возможностей компании в части предоставления ресурсов является важной составляющей проекта. Необходимо выделить достаточно времени на обучение ключевых пользователей, как с помощью сотрудников исполнителя, так и самостоятельно, для глубокого понимания возможностей и функционала новой АИС.
10. Отношение пользователей к проекту внедрения. Необходим ответственный подход ключевых сотрудников к обучению. Обучение может происходить как на территории заказчика, так и на территории исполнителя. До начала работы в новой АИС проводятся тренинги на тестовой базе по каждому из разделов управления персоналом и расчета заработной платы, а также практикуется обучение пользователей сразу на «реальной» АИС и «живых» данных для более эффективного понимания возможностей функциональности системы, выявления ошибок, созданных самими пользователями, которые далее повлияют уже на другие подсистемы АИС.
Вопрос 3: «Можно ли в базовую конфигурацию АИС вносить необходимые изменения для каждого конкретного предприятия?»
Алибек Калабаев, консультант по управлению персоналом:
В нашей практике внедрения АИС для каждого нового клиента — предприятия — в той или иной степени вносятся уникальные изменения. Необходимо понимать, что чем больше вносится изменений в типовую базовую конфигурацию, тем сложнее будет происходить обновление АИС типовыми обновлениями разработчика этой АИС. Типовые версии обновлений законодательства для базовых версий АИС появляются ежеквартально, а иногда и чаще. Специалист по сервисному сопровождению данной АИС должен, «приложив голову» и прочитав всю рабочую и техническую документацию по изменению системы, устанавливать обновления АИС так, чтобы учесть и не затереть все сделанные ранее изменения и доработки в конфигурации новой АИС. Чем больше изменена АИС, тем больше времени может занять процесс обновления конфигурации, тем больше вероятность ошибки (человеческий фактор). В связи с этим необходимо при внедрении новой АИС всегда тщательно прорабатывать необходимость новых разработок и возможность их замены через типовые настройки АИС. Рекомендуется изменять типовую конфигурацию только в крайних случаях. В нашей компании применяется проектный подход к внедрению программного обеспечения. На начальном этапе происходит сбор и анализ данных по всем бизнес-процессам заказчика, а также демонстрация стандартного или базового функционала АИС. После демонстрации системы по желанию заказчика устанавливается демоверсия. На этом этапе заказчик может оценить возможности функционала. Затем в рамках написания технического задания (техпроекта) все требования описываются детально. Если требования клиента, возможно, реализовать специальными настройками типовой системы, этот вариант используется в первую очередь.
Вопрос 4: «Какие преимущества и недостатки ведения табеля учета рабочего времени в программах «MSExcel» и «1С»?
Наталья Вершинина, консультант по управлению персоналом:
Табель применяется для учета времени, фактически отработанного и (или) неотработанного каждым сотрудником предприятия, для контроля за соблюдением сотрудниками установленного режима рабочего времени, для начисления заработной платы. Табель составляется в одном экземпляре уполномоченным на это лицом, подписывается руководителем структурного подразделения, специалистом кадровой службы и передается в бухгалтерию. К плюсам при ведении табеля в MS Excel можно отнести только возможность изменения формы табеля пользователем так часто и быстро, как возникает в этом необходимость.
Наряду с тем, минусов при ведении табеля в MS Excel по сравнению с ведением табеля автоматизировано, к примеру в АИС «1С: Предприятие 8. Зарплата и управление персоналом для Казахстана», гораздо больше:
1. Ведение табеля в MS Excel не предполагает автоматическое заполнение табличной части документа списком сотрудников предприятия, отобранных по произвольным критериям.
2. Нет возможности произвести автоматическое заполнение нормы дней по графикам работы.
3. Фактически отработанное время по сотрудникам не заполняется по кадровым приказам, то есть не ведется четкий учет зарегистрированных отклонений от плана: отпуска, больничные и прочие невыходы.
4. Отсутствует контроль зарегистрированных отклонений и фактических данных, введенных в табеле.
5. Условные обозначения по невыходам приходится каждый раз проставлять вручную, тогда, как в системах автоматизации перечень условных обозначений учета использования рабочего времени ведется в «Классификаторе использования рабочего времени» и в табеле проставляется согласно кадровым приказам о неявках.
Например:
Вопрос 5: «В каком случае меньше риски провального проекта автоматизации: с помощью собственного
Алибек Калабаев, консультант по управлению персоналом:
На некоторых крупных казахстанских предприятиях существуют департаменты, в которых работают специалисты с большим опытом внедрений. Однако таких предприятий немного.
Для успешного внедрения системы нужны специалисты с соответствующим опытом:
1. Руководитель проекта (проектный менеджер). Должен иметь в наличии успешно внедренные проекты, знать методологию управления проектами и т. д.
2. Консультант по определенной подсистеме (специалисты по бухгалтерии, зарплате, управлению персоналом и т. д.). Помимо обязательных знаний в своей области, должен иметь навыки аналитика, постановщика задач, тестировщика, преподавателя для конечных пользователей и т. д.
3. Программист. Помимо знания языка программирования, также должен знать все предметные области внедрения (бухгалтерия, управление персоналом, расчет заработной платы и т. д.)
Если в компании заказчика имеются данные ресурсы, и он их может выделить на проект внедрения, то вероятность успешного внедрения высока. Если таких ресурсов нет, то разумнее будет обратиться за помощью к внешней организации, которая при выборе сможет доказать свою компетентность.
Вопрос 6: «Как определить объем переноса данных в новую АИС?»
Татьяна Андриенко, консультант по заработной плате и управлению персоналом:
Еще до внедрения новой АИС необходимо определиться с тем, какие данные нам понадобятся и как они будут внесены в систему. Перенос данных в новую АИС может быть ручным или автоматическим. Это зависит от объемов и полноты переносимой информации из действующих систем в новую АИС. Если предприятие вело учет вручную, без использования программных продуктов, проблем переноса начальных остатков у них нет — их просто не существует в электронном виде и вводить их придется вручную штатными методами программного продукта. При больших объемах вводимой информации можно не успеть в короткие сроки справиться с данной задачей, в этом случае для ускорения работы можно применить распараллеливание работ за счет привлечения других сотрудников. Однако если предприятие вело отдельные разделы учета персонала или весь учет с использованием какого-либо программного продукта, то у нее неизбежно возникает дилемма: переносить остатки автоматизированным способом при помощи специальных программ-обработок или заносить в новую АИС всю информацию вручную? Наиболее оптимальным вариантом с точки зрения времени является автоматический перенос информации, однако данный метод имеет ряд особенностей: полнота предоставляемых данных, данные должны быть тщательно проверены после переноса остатков. А это также требует времени.
Вопрос 7: «Как в информационных системах происходит обновление функционала, печатных форм и отчетности в соответствии с требованиями трудового законодательства РК?»
Алибек Калабаев, консультант по управлению персоналом:
Если вопрос рассматривать в рамках использования АИС на базе продуктов фирмы «1С», то здесь действуют следующие правила: компания «1С» регулярно для Казахстана выпускает обновления ко всем локализованным продуктам фирмы «1С». Если компания использует типовую конфигурацию, в которой не было изменений, то обновления может производить штатный сотрудник заказчика путем скачивания и распаковки ехе-файла. Если конфигурация АИС была изменена, то после выхода официальных типовых обновлений от фирмы «1С» администратору АИС необходимо скачать файлы обновлений и уже путем объединения конфигурации сделать выборочное обновление через конфигуратор. Такие обновления сможет установить уже только 1С-программист, обладающий определенными навыками и опытом.
Благодарим компанию Exsolcom за предоставленный материал
