Ресепшионист

Personal Assistant

Функционал

1) Прием телефонных звонков, факсов, почты.

2) Оказание поддержки с офисной оргтехникой.

3) Обслуживание встреч и переговоров.

4) Подготовка документов к совещаниям.

5) Встреча посетителей.

1) Планирование рабочего дня руководителя.

2) Входящие и исходящие звонки и корреспонденция.

3) Деловая переписка и телефонные переговоры с иностранными партнерами.

4) Организация встреч и переговоров.

5) Прием посетителей.

Внешний вид

Лицо фирмы. Необходима привлекательная, несколько смазливая внешность. Можно одеваться относительно вольно и свободно, ходить в casual.

Лицо руководителя. Необходим респектабельный вид. Требования к дресс-коду консервативны: помощник должен не бросать тень на репутацию шефа, а, наоборот, обязан подчеркивать ее деловую безупречность.

Коммуникативные навыки

Основная функция – отвечать на звонки. Поэтому обязателен хороший русский язык. Английский язык нужно знать на таком уровне, который позволит выяснить, кто звонит, зачем и далее соединить или отказать в соединении.

Требуются крепкие нервы. Нельзя занимать чью-либо сторону. Нужно быть упорным: если десять раз подряд звонит один и тот же человек, то десять раз попытаться его соединить.  Необходимо не поддаваться на провокации («представить голым» и тому подобное) и стараться избегать эмоций. Быть обезличенным, быть «фирмой».

PA должен скрывать языковые недостатки босса, поэтому требования к знанию иностранного языка высоки. Простое владение языками не добавляет ценности личному ассистенту руководителя – он должен понимать вопрос, с которым обращаются к шефу.

Поскольку PA часто бывает наделен большой личной властью, он обязан избегать злоупотребления ей, чтобы не нанести вред руководителю. Надо быть скромным, внимательным к чужим просьбам и терпеливым.

Принятие решений

Не должен понимать вопрос, поскольку суть работы – фиксировать деятельность, а не осуществлять ее. Идеальный ресепшионист не принимает никаких решений, не комментирует события и не дает им оценку. Единственное дело, где он властен принимать решения, – переадресация звонков. Здесь необходима устойчивость к давлению со стороны: нужно быстро ориентироваться, кого следует срочно соединить, а какого разговора руководителю лучше избежать.

Совершенно необходимо понимать суть вопроса. Причем делать это быстро. Требуется находить информацию, которая не содержится в приказе, и самостоятельно делать из нее выводы. Например, один руководитель, будучи в отпуске за рубежом, попросил прислать ему 20 ежиков. Выяснилось, что проблема заключалась вовсе не в ежах, а в том, что места отдыха кишели змеями. Вопрос был решен другим способом. Этот случай показывает, что творческая смекалка – ключевой фактор успеха на позиции PA.

Тайм-менеджмент

Необходима общая собранность (не опаздывать, уметь планировать свое время)

Ресепшионист уходит с работы в 6 часов вечера, а PA всегда должен быть наготове: его могут вызвать ночью, чтобы помогать боссу вести переговоры с Америкой. Фактически, эта работа убивает личную жизнь. Слишком тесная работа с одним человеком в течение долгого времени накладывает отпечаток и на руководителя. PA часто смешивают деловые отношения с личными.

Карьерные перспективы

При наличии образования и способностей должность ресепшиониста является первым шагом к получению любой другой профессиональной роли. Многие так и рассматривают эту деятельность, не задерживаясь подолгу на данной позиции. Так, опыт компании Headhunter.ru говорит, что более двух лет ресепшионистами не работают.

Это место легко бросить, поэтому ресепшионист в каком-то смысле является человеком, свободным от своей профессии. С другой стороны, долгое пребывание ресепшиониста внутри компании – трагедия. Человек вживается в организацию, а развиваться не хочет и не может.

PA очень часто останавливают свой профессиональный выбор на том, чтобы всю жизнь быть помощниками руководителей. Возможности для перехода в другую сферу у такого специалиста крайне ограничены. Если он хорошо работает, то его не отпустят. А уход возможен только на позицию высококвалифицированного сейлза или консультанта в ту сферу деятельности, которую по долгу службы мог освоить PA.

Если же в резюме написано «personal assistant», а человек работал плохо, то он в случае ухода вынужден фактически начинать свой профессиональный путь с самого начала. Перспективы карьерного роста для личного помощника значительно уже, чем для ресепшиониста.

Фактически PA – заложник своей профессии.

Заработная плата
(статистика Headhunter.ru)

Минимальная 325 у.е.
Максимальная 1200 у.е.
Наиболее распространенная 600 у.е.

Минимальная 600 у.е.
Максимальная 1500 у.е.

С расширенным функционалом от 2500 у.е.
Наиболее распространенная 1100 у.е.